Імпортуйте опис товарів та послуг в кабінет компанії і опублікуйте весь асортимент ваших товарів та послуг всього за кілька хвилин! Ви можете імпортувати позиції з найбільш популярних форматів файлів XLS/XLSX, CSV, XML, YML.

Щоб скористатися імпортом, перейдіть у розділ «Товари та послуги - Імпорт».

Можливості імпорту

Імпорт з файлу - це швидке завантаження товарних позицій та послуг вашої компанії на сайт і на маркетплейс.

• Імпорт в режимі, при якому товари, розміщені на сайті, але відсутні у файлі імпорту, будуть (в залежності від вашого вибору) позначені як «Немає в наявності», «Приховані» або «Дистанційні».
• Вибіркове оновлення тільки потрібних полів в описі товарів та послуг (Назва, Ціна, Фото, Наявність, Кількість, Опис, Група, Ключові слова, Характеристики, Знижки).
• Можливість вибирати, які позиції оновлювати при імпорті на сайті компанії та на маркетплейсі - тільки змінилися з моменту попереднього імпорту або всі товари, присутні у файлі імпорту.
• Видалити групи та підгрупи товарів, у яких вже немає товарів.
• Періодичне оновлення інформації про товари / послуги за URL-посиланням на файл за заданим розкладом (раз на день, раз на тиждень або раз на місяць).
• Для Excel-файлів - можливість задавати та імпортувати структуру груп товарів на сайті компанії на окремій вкладці у файлі імпорту «Export Groups Sheet».

Підготовка Excel-файлу імпорту

Щоб підготувати файл імпорту, вам потрібно:

1. Завантажити «Скорочену» або «Повну» версію шаблону товарів та послуг.
   Зверніть увагу! У разі, якщо шаблон автоматично не завантажується, виберіть з контекстного меню "Відкрити посилання в новій вкладці". Скорочену версію шаблону можна заповнити швидше, тому що в ній мінімум полів. Якщо ж ви хочете заповнити та імпортувати максимальну кількість полів відразу, то використовуйте повну версію шаблону.
2. Зберегти його на своєму комп'ютері.
3. Додати в шаблон ваші позиції.
4. Зберегти файл.

Аби уникнути помилок при імпортуванні позицій вашої компанії, дотримуйтесь таких правил при складанні файлу імпорту:

В таблиці повинні бути заповнені всі обов'язкові поля ( «Назва_позіціі», «Опис», «Ідентифікатор_товару»).

Додавання Назви, Описи та Ідентифікатора до позицій

Перший рядок таблиці (шапка) повинен містити назви полів (її не можна видаляти), всі інші рядки - значення полів для кожної імпортованої позиції.

Створення структури груп товарів

Якщо ви хочете «розкласти все по папках», заповніть вкладку «Export Groups Sheet», на якій задайте структуру груп товарів на сайті компанії (відповідність номера групи та назви групи).

Увага! На даний момент підтримуються файли імпорту в форматах XLS (MS Excel 2003 2002 XP, 2000, 97), XLSX (MS Excel 2007 і вище) та CSV (кодування utf-8 або utf-16). Детальний опис формату файлу імпорту дивіться у Опис формату імпорту та експорту в Excel (XLS (X), CSV). 

Підготовка YML-файлу імпорту

Файл імпорту повинен відповідати вимогам, зазначеним у «Імпорт позицій через YML - формат файлу».

Імпорт із XML

Приклади і призначення основних тегів при імпорті в форматі XML

Список категорій маркетплейсу

Щоб розмістити свої товари в актуальних категоріях Prom.ua, підберіть товарам правильні категорії з повного «Списку категорій Prom.ua». У файлі ви знайдете прямі посилання на потрібні вам категорії і номера (ID) категорій для зазначення у вашому файлі імпорту.

Щоб вказати або змінити категорію товару необхідно:

1. У файлі імпорту в колонці «Ідентифікатор_підрозділу» вказати номер категорії.

2. У файлі імпорту в колонці «Адреса_підрозділу» додати посилання на категорію. Це поле не обов'язкове для заповнення.

Актуальний ідентифікатор і адреса підрозділу необхідно брати зі «Списку категорій Prom.ua».

Завантаження файлу, періодичне оновлення за посиланням та налаштування імпорту

Для завантаження файлу виберіть файл або посилання для імпорту, вкажіть налаштування імпорту та натисніть кнопку Почати імпорт.

Імпорт із файлу

Імпорт за посиланням

Після натискання кнопки Почати імпорт відобразиться вікно з описом обраних налаштувань імпорту. Для запуску імпорту натисніть кнопку Продовжити імпорт.

Блок «Спосіб імпорту»

• Виберіть спосіб імпорту.
• Для способу «Файл» натисніть на кнопку «Додати файл» і у вікні, виберіть файл імпорту для його завантаження.
• Для способу «Посилання» вкажіть посилання на файл імпорту. Щоб видалити ярлик та зупинити періодичний імпорт, натисніть на хрестик праворуч від поля.
• Натисніть на посилання «Налаштування імпорт» і у блоці, що розкривається, вкажіть параметри імпорту: виберіть поля, які потрібно оновити, загальні налаштування і статус відсутніх товарів.
• Натисніть кнопку Почати імпорт.

Примітка: Якщо файл імпорту містить велику кількість товарів і займає багато пам'яті, він може бути імпортований у стислому вигляді для прискорення завантаження на сервер. Підтримується імпорт архівів файлів у форматі ZIP і GZIP. При імпорті архів буде автоматично розпакований на стороні сервера. Рекомендований розмір yml-файлу до 180 МБ.

Мультіімпорт за кількома посиланнями

Для способу «Завантажити файл з сервера» можна вказати кілька посилань для імпорту, максимум - 4 посилання. Для цього натисніть на «Додати посилання» і у додатковому полі вкажіть посилання на файл імпорту.

Імпорт за кількома посиланнями здійснюється почергово. 

Особливості мультіімпорта: 

• Періодичність оновлення за посиланнями 1 раз на день.
• При мультіімпорті з Google Drive доступ повинен бути наданий до всіх файлів, посилання на які вказуються.

Блок «Інформація, яку потрібно оновити»

Можливість імпорту даних тільки для зазначених полів товарів. За замовчуванням, вибрані всі поля. Приберіть прапорці з полів, які не потрібно оновлювати під час імпорту.

Блок «Загальні налаштування»

• Оновити примусово — встановіть цей прапорець, щоб замінити значення обраних полів для всіх товарів на сайті компанії інформацією з файлу імпорту. В іншому випадку в кабінеті компанії буде оновлено інформацію тільки для товарів, опис яких у файлі імпорту змінено з моменту попереднього завантаження (інкрементний імпорт).
• Завантажити позиції «В наявності» — створення та оновлення товарів тільки «В наявності». Для існуючих товарів, що були «В наявності», а тепер ні — тільки оновлення статусу наявності.

Зверніть увагу:

• товари без зазначених груп автоматично переносяться у кореневу групу;
• порожні групи / підгрупи не імпортуються (якщо у групи є товари та порожні підгрупи - НЕ імпортуємо тільки підгрупи);
• якщо підключено додаток «Різновиди», то вважається, що в файлі є різновиди, і вони будуть проімпортовані. Інакше всі різновиди будуть проімпортовани як звичайні товари.

Блок «Статус товарів, яких немає в файлі»

Вкажіть, що робити під час імпорту з товарами, відсутніми у файлі імпорту, але опублікованими в кабінеті компанії:

• Залишити без змін - залишити такі товари без зміни в кабінеті компанії.
• Немає в наявності - Помітити такі товари, як «Немає в наявності».
• Приховані - Перевести такі товари у статус «Приховані» (приховати).
• Видалені - Перевести такі товари у статус «Видалені» (видалити).

Автоматичне оновлення за посиланням

(доступно тільки при імпорті за посиланням)

Якщо ви хочете, щоб інформація про товари та послуги вашої компанії оновлювалися з певною періодичністю, наприклад, з файлу імпорту з корпоративного сайту, є можливість налаштувати періодичність оновлення:

• Ніколи
• Раз на 4 години
• Раз на день
• Раз на тиждень
• Раз на місяць

Товари в кабінеті компанії будуть оновлюватися за посиланням на файл імпорту щоранку, в залежності від вибору періоду імпорту.

Якщо необхідність в періодичному оновленні за посиланням вам більше не потрібна, посилання на файл імпорту можна видалити.

При використанні періодичного імпорту зважайте на наступні умови:

• Години роботи: Періодичний імпорт "Раз на 4 години" працює з 7:00 до 22:00, при цьому початок імпорту не суворо о 07:00, а залежить від завантаженості сервера. Імпорт "Раз на день" також починається вранці.
• Дата поновлення: Для всіх позицій, присутніх у файлі імпорту, дата поновлення буде автоматично оновлена на поточну при виконанні імпорту.
• Прапорець «Оновити примусово»: можливість оновити всі товари примусово не працює під час періодичного поновлення з файлу імпорту за посиланням. 
• Параметри «Ідентифікатор_підрозділу» та «Адреса_підрозділу» (категорії): Товарам, у яких ці параметри не задані (і товари є на сайті), на етапі визначення категорії під час імпорту буде призначатись та категорія, яка була раніше в кабінеті компанії.
• Порожні групи: При «примусовому видаленні» порожніх груп товарів, яких немає в файлі імпорту, вони втратяться назавжди.
• Тип товару: Якщо тип товару не зазначено у файлі імпорту, йому присвоюється тип за замовчуванням «Товар продається тільки в роздріб». Якщо після імпорту для товара тип був змінений вручну в кабінеті компанії, то цей тип збережеться при наступних завантаженнях файлу імпорту (Не буде змінений на тип за замовчуванням).
• Дублювання зображень: Щоб уникнути дублювання імпортованих зображень, здійснюється їх перевірка по контрольній сумі. При збігу контрольної суми вже завантаженого зображення та того, що завантажується (імпортованого), нове зображення не додається.

Автоматичне відключення періодичного імпорту за посиланням

Періодичний імпорт за посиланням буде припинено автоматично на 6-й день, якщо при імпорті виникають наступні помилки:

• помилки доступу до файлу;
• некоректний формат файлу імпорту;
• порожній файл без товарів.

Якщо імпорт не пройшов з однієх з цих причин, повторна спроба імпортувати файл буде: на наступний день при налаштуваннях "Раз на день", "Раз на тиждень", "Раз на місяць" або за графіком для налаштування "Раз на 4 години".

На четвертий день буде відправлено лист про невдалий імпорті протягом чотирьох днів. На шостий день періодичний імпорт буде відключено, і відправлений лист про відключення імпорту.

Зверніть увагу, що посилання на файл імпорту не буде видалено з кабінету.

У разі успішного виконання імпорту лічильник обнуляється, наступний імпорт відбувається з налагодженням періодичного імпорту. Наприклад, якщо пройшло три невдалих спроби імпорту, а четверта завершилася вдало - лічильник невдалих спроб обнуляється, далі імпорт виконується за графіком. 

Автоматична перевірка даних у файлі імпорту та можливі помилки

Після того як ви натиснете кнопку «Імпортувати», відобразиться повідомлення «Імпорт успішно розпочато» і відбудеться перехід на вкладку «Імпорт» із зазначенням імпортованого файлу, налаштувань та описом процеса імпорта.

Якщо ваш файл імпорту містить багато позицій, то імпорт займе деякий час. Продовжити роботу з імпортом ви зможете одразу після запуску попереднього. Дані про імпорт кожного файлу/посилання будуть відображатися на окремій вкладці «Імпорт».

Якщо файл з якоїсь причини знаходиться в черзі завантаження більше трьох годин, будь ласка, зверніться до служби підтримки для розблокування черги завантаження.

Зверніть увагу: після початку імпортування процес імпорту позицій триває лише 2 години, після чого зупиняється, і імпорт вважається невдалим. Така ситуація може виникнути, якщо імпортується занадто великий файл. У цьому випадку рекомендуємо розбити файл на менші частини та проімпортувати їх окремо.

Перевірка файлу імпорту

На етапі перевірки йде пошук критичних помилок, при яких завантаження товарів з помилками буде неможливо (наприклад, невірно вказано «Мінімальний_об'єм_замовлення» або не зазначена «Оптова_ціна»). Якщо у файлі будуть виявлені помилки, ви побачите їх список в інформаційному блоці і зможете прийняти рішення щодо подальших дій:

Скасувати імпорт, щоб виправити файл.

Пропустити помилки - опція доступна для некритичних помилок. Будуть завантажені всі позиції, що не містять критичні помилки.

Детальніше про можливі помилки при імпорті дивіться «Помилки при імпорті».

Перегляд результатів імпорту

У першу чергу імпортуються описи товарів та послуг, а потім - файли зображень. Після завершення імпорту ви можете переглянути його результати на вкладці «Звіт по імпорту»:

Приклад звіту імпорту

Можливі повідомлення при імпорті:

Про завантаження зображень

Якщо виникли проблеми із завантаженням зображень, відобразиться кількість не завантажених зображень із зазначенням помилки. Можливі причини проблем із завантаженням зображень:

• Неправильний URL зображення чи немає з'єднання із сервером. Перевірте доступність файлу, вставивши посилання в адресний рядок браузера.
• Неправильний формат файлу зображення (дозволені тільки формати JPG, GIF, PNG).
• Перевищено максимальний розмір зображення (10 МБ).​

Про обробку позицій

Відобразиться інформація про статус процесу імпорту, а також про кількість:

• Оброблених позицій.
• Позицій з помилками.
• Нових, створених в кабінеті компанії після імпорту, позицій.
• Позицій, вже присутніх в кабінеті компанії, інформація в яких була оновлена ​​відповідно до налаштувань імпорту.
• Позицій, які залишилися без змін з моменту минулого імпорту.
• Позицій, які були оновлені за датою (встановлена ​​поточна дата).
• Позицій, присутніх в кабінеті компанії, але відсутніх у файлі імпорту.

Після успішного завершення імпорту все імпортовані позиції будуть негайно опубліковані на сайті компанії.

Повторний імпорт

Наявність інформації про структуру груп товарів в файлі імпорту при повторному імпорті є необов'язковою. Якщо у файлі імпорту немає даних про групи товарів, але є дані про самі товари, опис вже існуючих товарів буде оновлюватися автоматично. Для імпорту нових товарів при повторному імпорті потрібно обов'язково зазначати групу, інакше нові товари не будуть імпортовані.